A Vanguard Properties, atualmente o maior promotor imobiliário residencial a atuar em Portugal, encontra-se em fase de expansão. Com uma carteira de projetos única e de elevada qualidade, pretende reforçar a sua equipa em Lisboa, com a integração de um(a) Executive Assistant.
Principais Responsabilidades:
Receção e Serviço Administrativo
- Prestar suporte direto ao Board e à Comissão Executiva.
- Apoiar a organização de eventos internos e receber e acompanhar visitantes
- Gerir chamadas, emails, correspondência e pedidos de informação
- Apoiar os departamentos em tarefas administrativas, recolha de assinaturas e arquivo
- Inserir documentos na plataforma de gestão documental e gerir a base de dados de contactos
- Organizar tarefas e procedimentos gerais do escritório, assegurando profissionalismo, discrição e confidencialidade
Apoio a Reuniões:
- Efetuar o agendamento de reuniões
- Assegurar a reserva e preparação das salas e acompanhar participantes externos.
Gestão de Escritório & Facilities:
- Garantir as condições das áreas comuns e apoiar a gestão corrente das instalações
- Apoiar o Office, Facilities & Procurement Associate sempre que necessário
Perfil:
- Formação Superior, preferencialmente em Secretariado, Administração ou áreas similares (obrigatório)
- Mínimo de 5 anos de experiência em assistência executiva e/ou gestão administrativa de escritório (obrigatório)
- Inglês avançado e conhecimentos de Francês valorizados
- Conhecimentos intermédios de Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook
- Conhecimentos de Filedoc valorizados
- Excelentes competências de planeamento, organização, comunicação, relacionamento e análise
Oferecemos:
- Integração numa empresa financeiramente sólida e em fase de crescimento;
- Participação numa estrutura financeira dinâmica, com exposição a várias empresas e projetos imobiliários de referência;